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郑州专业年会策划公司 郑州年会广告策划公司

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最后更新: 2018-12-03 14:22
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郑州专业年会策划公司 郑州年会广告策划公司

 

郑州光之音文化传媒有限公司130-0760-1231

有一种年会,叫别人家的年会

每逢年末,作为公司年会策划执行的负责人,总是为怎么策划一场让公司领导和员工满意的年会而焦头烂额,手足无措,其实年会策划没那么复杂,一场精彩的年会策划,只需抓住个重要的关键因素,也会让年会策划工作有规律可循、轻松顺畅。 

一、前期策划

1、确定企业年会人员构成,参会人数

2、确定年会的性质,是纯粹的企业**年会,还是客户年会、亦或是促销性质的年会。

3、根据参会人数和性质寻找适合的场地,如是客户年会和促销年会在年会场地上选择上要交通便利,规模档次要适合客户的身份。

4、年终会议场地都比较紧俏,要提前预定。     

5、以上信息确定后,选择一家专业活动策划公司勘察场地,根据现场情况提出会场布置及流程方案。并根据实际需求列出所需物料清单和报价。

6、公司**成立年会筹备小组,由专人负责年会相关事宜。筹备小组根据各项费用做出年会预算(包含:酒店费用、活动公司费用、颁奖费用、及其他费用等)。

      

二、中期落实阶段

前期,年会方案基本形成,需要进一步筹备和落实,这一阶段由筹备小组来完成。

1、公司层面成立年会复制小组,并由年会小组自上而下成立年会筹备*员会,落实到各部门或分公司由专人负责。

2、召集各分公司或部门负责人动员大会,提高各分公司对公司年会的重视程度,要求全力配合筹备小组的工作,并分配工作任务。

3、由筹备小组编写年会通知书,以邮件形式发给公司所有员工,内容包括年会时间、地点、各项要求、各部门节目报送要求等。

4、筹备小组还要完成以下几项工作内容:

A、年会活动流程细化

B、年会场地落实,餐饮菜单确认等

C、确定合适的主持人,编写活动串词

D、公司年度优秀个人、团队评选

E、场地布置物料细化、落实

F、完成各分公司、各部门上报节目审*、并对需要服装道具的节目给予费用报销支持。

G、公司颁奖典礼策划。根据所设奖项进行奖杯制作,奖品购置以及颁奖环节流程安排。

通过以上筹备和细化,年会的准备工作已经基本完成,其它就需在细节把握和完善整个活动框架上修改即可。

 

三、年会现场实施阶段

如果顺利的完成了前面两个阶段的工作,那么现场执行阶段就会容易的多。年会开始前要进行详细的工作安排,把每一项工作落实到具体的复制人,重要的岗位要安排多人来负责。

现场执行有几个重要的环节:

1.场地布置:由活动公司和场地出租方共同完成,活动公司负责音视频设备安装、会场布置,场地出租方完成座椅摆放。

2.活动彩排:活动开始前*完成彩排工作。包括主持人串词、节目彩排,收集所有节目的伴奏音乐、背景音乐,活动公司配合完成。

3.物料准备:年会所有物料全面检查,不能有遗漏。

4.签到环节:专门的签到区域,控制好人流、并引领到会场

5.入场环节:入场后每个员工要能找到自己的座位,在座位或者圆桌上做上人名标识

6.活动现场:由专人进行现场管控,并分成几个小组:视频组、音频组、灯光组、催场人员、道具组、餐饮组。每个组由现场负责人统一调配指挥。

 

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